DUA Durée d’Utilité Administrative

La DUA ou Durée d’Utilité Administrative, est la durée pendant laquelle les documents (concernant des données ou des informations) sont conservés afin d’être consultés à tout moment.

La durée d’utilité administrative (DUA) fixe l’obligation de conservation des documents générés en entreprise de leur création jusqu’à leur archivage et/ou leur destruction. Elle s’exprime généralement en nombre d’années. Elle fixe le temps de conservation, et le sort final du document, une fois ce temps écoulé .

La DUA s’organise le plus souvent sous forme d’un tableau de trie qui fixe au préalable pour chaque document, leur durée de conservation. Ce type de processus est obligatoire dans les services d’archive par exemple.

La durée d’utilité administrative (DUA) fixée aux documents relève de 2 critères :

• L’obligation légale de conservation de certains documents, notamment les délais d’acquisition, extinction ou prescription pour chaque type de documents ;
• L’obligation fonctionnelle qui recouvre le besoin de conservation des documents dans le cadre de leur utilité à l’entreprise, que ce soit pour un besoin d’utilisation courante, ou d’une conservation garantissant le retour aux informations à posteriori de son utilisation courante, en cas de litige par exemple.

La DUA intervient de façon directe dans le cycle de vie du document en fixant les critères temporels de conservation et ou d’archivage pour chaque création.

En les distinguant de façon chronologique, il existe trois sorte d’archives (issues de la théorie archivistique du cycle de vie du document définie par Théodore Schellenberg en 1956) :

• Les archives courantes qui recouvre la période d’utilisation fréquente et habituelle du document dans l’entreprise, à la suite de sa création ;
• Les archives intermédiaires, cette étape recouvre la période qui suit l’utilisation courante du document. Elle concerne sa conservation temporaire répondant aux exigences légales ou fonctionnelles ;
• Les archives définitives, cette étape recouvre la période de fin de vie du document, qui se caractérise soit par sa destruction, soit par sa conservation définitive.

Les archives sont toujours conçues dans un but utilitaire (traces de droit, engagements, preuves, décisions). Elles sont un facteur indispensable de la continuité de l’action administrative. Il est donc capital en entreprise de bien maitriser le cycle de vie de chaque document et d’optimiser leur archivage.

Les règles concernant les archives papier valent aussi pour les archives électroniques qui n’ont pas toujours la même valeur que le papier. Les documents électroniques nécessitent davantage de précautions pour une bonne et constante conservation à valeur probante.

Aussi, on va parler d’archivage électronique ou archivage numérique.

Au niveau légal, l’article 1316-1 du code civile explique que « l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établit et conservé dans des conditions de nature à garantir l’intégrité ».

Ainsi, le document électronique peut servir de preuve sous deux conditions :

• Pouvoir identifier son auteur de façon formelle ;
• Pouvoir garantir qu’aucune modification n’a été faite sur le document depuis sa création.

L’archivage électronique répond aux mêmes principes que l’archivage classique ou l’archivage papier. Cependant, il va faire appel à des particularités techniques (et électroniques) dans son traitement.

 

 

 

 

← Retour