Normes ISO 15489

La norme ISO 15489 est une norme spécifique à l’organisation et la gestion de l’information et des documents produits ou reçus par tout organisme, qu’il soit public ou privé.

Cette norme ISO 15489 est une norme internationale éditée en anglais en 2001 puis en français en 2002. Elle a été reprise sans modification en tant que norme AFNOR.

Le but de cette norme est de montrer comment organiser efficacement l’information dans une organisation. Les avantages concrets que les entreprises peuvent tirer de l’application de cette norme,  sont  la réduction des coûts liés au stockage ainsi qu’un meilleur management des risques dans la gestion des affaires de la société.

Les éléments constitutifs de la norme ISO 15489 impliquent des procédures bien spécifiques visant à définir comment les documents doivent être créés, archivés et organisés d’une manière pertinente.

Par ses directives, la norme garantie que les documents d’archives bénéficient de la protection appropriée et que le valeur probatoire de l’information soit clairement justifiée.

Cette norme s’applique dans le domaine du Records Management.
le Records Management se traduit en français par « la gestion des archives courantes et intermédiaires ». Il permet à une entreprise de pouvoir disposer à tout moment de ses documents ou de ses données se rapportant à une de ses activités ou un de ses projets.  Il permet d’assurer la traçabilité des documents, et leur donne une certaine légitimité en cas de litige.

La norme ISO 15489 est la seule dont disposent aujourd’hui les archivistes français pour discuter avec les producteurs d’archives. Cette norme définit les documents d’archives comme de l’ « information créée, reçue,  et maintenue comme preuve, par une organisation ou une personne, en cas de poursuite judicaires, par l’obligation légale ou à des fins de conduite des affaires ».
Ainsi, la norme ISO 15489 :1-2001 comprend :

• L’établissement des politiques et des normes de gestion archivistique en entreprise ;
• L’établissement de procédures et de directives dans ce même domaine ;
• L’attribution des responsabilités auprès des acteurs ;
• Et la définition des actions liées à la gestion et l’utilisation des dossiers.

Cette norme ISO 15489 s’organise en deux parties :

• ISO 15489-1 Information et documentation « Records Management », Partie 1 : Principes directeurs ;
• ISO/TR 15489-2 Information et documentation « Records Management », Partie 2 : Guide pratique.

La norme a été récemment complétée par deux autres normes :

• La norme ISO 22310 : 2006, considérée comme une ligne directrice pour les rédacteurs de normes sur les exigences de « records management » ;
• La norme ISO23081-1 : 2006, considérées comme une ligne directrice dans la gestion des métadonnées relatives aux documents enregistrés.

Cependant, cette norme est avant tout directive. Dans tout système ayant des besoins en gestion de l’information, il est très important d’identifier précisément ces besoins et  de les exprimer de façon claire et détaillée. Mais il est aussi très important de connaitre les aspects normatifs afin de pouvoir mettre en place une solution conforme aux différentes normes et aux différentes lois en vigueur dans les pays où sont mis en place le système.

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