Concernant les différentes étapes du cycle de vie du document, deux principaux points de vue s’affrontent. Le premier relève du domaine du Records Management, le second du domaine de l’archivage.

Ainsi du point de vue du records management,  les étapes du cycle de vie du document, s’organisent de la façon suivante :

• La création du document ;
• La validation du document ;
• La diffusion, publication et utilisation du document ;
• La fin de l’usage courant du document ;
• La fin de l’obligation légale de conservation du document (déterminée par une durée d’utilité administrative).

La théorie archivistique du cycle de vie du document a été définie par Théodore Schellenberg en 1956, soutenu par Yves Pérotin en France.
Cette théorie organise le cycle de vie du document à travers trois périodes :

• Les archives courantes, cette étape recouvre la période de création du document ainsi que son usage courant qui en est fait ;
• Les archives intermédiaires, cette étape recouvre la période entre l’utilisation courante du document, et sa conservation temporaire répondant aux exigences légales ou fonctionnelles ;
• Les archives définitives, cette étape recouvre à la période de fin de vie du document, qui se caractérise soit par sa destruction, soit par sa conservation définitive.

En entreprise, il est primordiale de gérer de façon optimale les documents qui sont générés dans le cadre de son activité. Les documents peuvent jouer le rôle de « trace » ou de « preuve », et deviennent ainsi garant d’une vérité, d’un acte ou d’un savoir. Le but est alors de bien maitriser leur cycle de vie pour limiter les frais liés à l’archivage des données, mais également limiter les risques de se trouver exposé sans pouvoir faire appel au document « probant » pour garantir son authenticité.

Aussi, aujourd’hui, la première question à se poser est : « Faut-il garder ce document ? ». Sur un principe de précaution on peut être amener à conserver des documents bien après sa période d’archivage légal. Dans un premier temps, il est donc important pour un organismes de bien définir les obligations légales ou fonctionnelles de conservation du document.

Mais, de la même manière que l’archivage de la masse de document papier représente une coût financier, la conservation d’un document électronique n’est pas sans conséquence, puisqu’on va consommer de l’espace de stockage numérique et assurer sa maintenance à l’aide de sauvegarde régulière.

Il est donc important de bien définir les conditions de conservation d’un document, que ce soit au niveau :

• De son support (garantir la sécurité) ;
• Son format (garantir sa pérennité) ;
• La gestion des sauvegardes ;
• La gestion des droits d’accès ;
• Les dates de suppression.

Ainsi, une bonne maîtrise du cycle de vie du document numérique permet de maitriser les dépenses liés à l’archivage, garantir la valeur probante des documents lors de la restitution et assurer la pérennité, l’intégrité, la sécurité et la traçabilité des documents numériques.

← Retour

Les solutions de Gestion Électronique de Documents s’organisent le plus souvent comme un portail numérique entièrement paramétrable aux besoins de l’entreprise. Ce dispositif permet de centraliser l’ensemble des informations quelque soit leur format (PDF, HTML, Doc, vidéo, audio, autocad …), de façon structurée et homogène. Tous les documents électroniques sont ainsi intégrés au système de traitement de l’information de l’entreprise.

Les documents papier peuvent également être intégrés à travers un processus de dématérialisation grâce à l’utilisation d’un scanner ou numériseur combiné à un système de lecture automatique de document (LAD).
Ainsi, un système GED (gestion électronique documentaire) permet d’identifier et trier une multitude de types de documents :

• Traitement de l’image ;
• Traitement de tous documents numériques ;
• Traitement de documents papier (indépendamment de la reliure, grammage…) ;
• Traitement de documents mail et e-mail ;
• Traitement de pages internet ;
• Traitement de formulaires web ;
• Traitement de fichiers bureautique (document de traitement de texte, tableur, feuilles de calcul…).

Une solution de Gestion Électronique de Documents peut également aider l’utilisateur à « traiter » chaque document de façon personnalisée en utilisant un système de vignettes. Ces vignettes permettent d’annoter les documents d’indications telles que l’auteur, la date, les mots clés… Ce qui facilite le traitement ou la recherche du document.

Les enjeux de la gestion Électronique Documentaire sont nombreux.
Mettre en place un système GED dans son organisation, permet de maitriser les différents flux d’informations entrants et sortants. Il améliore la circulation du document au sein de l’entreprise et il participe activement au processus de travail collaboratif grâce à un partage des connaissances facilité.
Il permet également d’assurer la traçabilité d’un document en conservant l’historique de toutes les manipulations et changements effectués sur un dossier.

← Retour

Un système d’archivage électronique (également connu sous le nom de ERMS : Electronic Records Management System) est un outils logiciel spécifique. Il permet l’archivage à valeur probante des documents d’une organisation.
En France, les SAE (Systèmes d’Archivage Numérique) font l’objet d’une norme depuis mars 2009. Il s’agit de la norme AFNOR NF Z 42-013. Une nouvelle norme ISO 14641-1 issue de cette première norme a également vu le jour. Elle est à prendre en considération comme norme de référence pour les années à venir.

Les moyens techniques peuvent être assurés soit par l’utilisation d’un Coffre-fort Électronique, soit par la mise en œuvre d’une solution informatique développée en interne respectant les normes énoncées ci-dessus.

En se basant sur des principes organisationnels, un SAE va permettre d’assurer la traçabilité et la conservation de tout ou une partie de l’information d’une organisation ou d’un projet.

Un système d’archivage numérique peut jouer le rôle d’un mécanisme de sécurité. Il permet de donner une valeur probatoire à l’élément « archivé ».
Afin d’assurer cette valeur probante, le document électronique versé est accompagné de métadonnées qui vont permettre de décrire celui-ci (la norme ISO 15836 :2003 permet de structurer ces métadonnées quelque soit le document versé dans le SAE).

Grâce à ce type de dispositif on peut suivre le cycle de vie du document intégrant le système d’archivage électronique. Le principe consiste à réaliser un enregistrement unique du document lorsque celui-ci est versé dans le SAE. Cet enregistrement est appelé « Records ». C’est lui qui permet de donner une valeur probatoire à l’élément archivé.
Puis toutes les opérations effectuées sur le document vont ensuite être enregistrées, ce qui permet une certaine traçabilité de l’élément. Cette traçabilité sur les opérations liées à ce document correspond à un processus de records management.

Le rôle d’un Système d’Archivage Numérique ne s’arrête pas à ce mécanisme de sécurité du document. Il permet également de stocker, consulter et gérer ses preuves numériques de façon rapide et efficace.
On va pouvoir horodater chaque document. Horodater un document permet de lui donner une date certaine et prouver ainsi son antériorité.
On va également pourvoir faire appel au scellement numérique et à la signature électronique (ou signature numérique). Ce sont des mécanismes permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur. Ils permettent d’augmenter l’effet probant de certains documents stratégiques.

Et enfin, face aux flux d’informations aujourd’hui multicanaux et multi-format, un système d’archivage numérique va permettre de maitriser l’ensemble de ces flux d’archivages entrants et de les centraliser.

Au niveau économique, un SAE va permettre de maitriser les processus de trie et de destruction du document papier. En effet, sous certaines conditions, un système d’archivage numérique permet la suppression des originaux papiers. Le SAE va alors permettre de diminuer de façon importante les espaces de stockage nécessaires à la conservation des documents papier.

L’élaboration d’un plan de classement est généralement complémentaire au SAE. Il va permettre d’organiser les documents au sein du système d’archivage. Ce système de classement permet de structurer le contenu versé de façon automatisée le plus souvent à partir des métadonnées enregistrées pour chaque élément.

← Retour

Le terme anglais Records, désigne le document qui a une valeur de preuve.  N’ayant pas de traduction équivalente en France, le terme Records Management se traduit alors par « la gestion des archives courantes et intermédiaires » ou « la gestion des documents d’archives ».

On entend par « archive » une gestion spécifique des documents qui permet de contrôler efficacement un document de sa création jusqu’à sa destruction en enregistrant toutes les manipulations qui ont été effectuées pour faire valoir sa forme originale.

De façon plus précise, le Records Management permet à une entreprise de pouvoir disposer à tout moment de ses documents ou de ses données se rapportant à une de ses activités ou un de ses projets.  Pour chaque activité et sous-activité de l’organisation, le records management permet donc de définir quels documents doivent être créés, quelles informations doivent y figurer, sous quelle forme et quel support.

Les apports du Records Management en entreprise se traduisent à différents niveaux :

• Le respect des exigences légales et réglementaires liées à l’information dans les organisations ;
• Réduire les risques (y compris financiers) attachés à la non disponibilité de documents probants dans le cadre d’éventuel sinistre ou litige) ;
• Garantir la fiabilité des documents produits ;
• Rentabiliser la gestion et le stockage des documents et des données, notamment grâce à le diminution de l’espace de stockage.

Le Records Management s’adresse à toutes les entreprises qui souhaitent préserver un document en tant que « preuve », pour tout document utile à ses activités ou à un de ses projets. Il s’applique dès la création de ce dernier.

La norme ISO 15489 propre au Records Management, rend possible le respect de certaines exigences archivistiques, en particulier :

• L’établissement des politiques et des normes de gestion archivistique en entreprise ;
• L’établissement de procédures et de directives dans ce même domaine ;
• L’attribution des responsabilités auprès des acteurs ;
• Et la définition des actions liées à la gestion et l’utilisation des dossiers.

Cette norme ISO 15489 est complétée par deux autres normes :

• La norme ISO 22310 : 2006, considérée comme une ligne directrice pour les rédacteurs de normes sur les exigences de « records management » ;
• La norme ISO23081-1 : 2006, considérées comme une ligne directrice dans la gestion des métadonnées relatives aux documents enregistrés.

Tout système de records management est intimement lié à l’organisation interne de l’organisme qui le met en place. Ce système est alors le fruit d’une sérieuse réflexion préalable à sa mise place. Elle se finalise souvent à travers la publication d’une charte d’archivage, qui reprend les différentes contraintes légales, organisationnelles et techniques qui entourent désormais chaque type de documents présent dans l’organisation. Elle va également décrire les différentes procédures à suivre ainsi que les missions propres à chaque acteurs qui vont intervenir dans le cycle de vie des documents.

← Retour

La classification est un langage documentaire. Elle permet d’organiser un ou plusieurs domaines de connaissances, par un système de classes et sous-classes, par sujet, du général au particulier. Chaque  sujet répertorié est précédé d’une côte ou indice (un code chiffré ou alphabétique ou alphanumérique) permettant de localiser rapidement l’information. Ces indices sont exprimés par un libellé textuel.

Un plan de classement a pour objectif de servir d’outil de travail et de guide. Il n’a pas de valeur impérative. Il est ainsi personnalisé afin de s’adapter au fond documentaire existant.
Les bibliothèques utilisent des plans de classement préalablement définis afin d’organiser leur fond documentaire. Leur plan de classement a ainsi pour but d’organiser les collections intellectuellement, mais aussi physiquement afin qu’elles soient le plus accessible possible pour le public et leurs usagers. Les classifications les plus connues sont la CDU (Classification Décimale Universelle) ou la classification de Dewey, très utilisées dans les fonds publics.

L’élaboration du plan de classement est issue d’une réflexion poussée et personnelle à l’entreprise pour définir une classification qui répondra au mieux à l’organisation de l’entreprise, ses usagers et l’exploitation de l’information qui en est faite.

Dans une organisation, le plan de classement répond à différents enjeux. Il permet d’éviter une dispersion des collections, faciliter les recherches des usagers, gagner du temps lors du rangement, harmoniser les pratiques…

Il existe plusieurs grandes méthodes de classement.
Ainsi on retrouve :

• La méthode de classification alphabétique.
  Cette méthode permet de classer les documents en fonction de leur titre. Elle s’adapte parfaitement au fond documentaire, que la nature des documents soit homogène ou non.
• La méthode de classification numérique.
  C’est celle des professionnels du classement tels que les archivistes par exemple. Elle s’applique très souvent aux fonds documentaires traitant de gros volumes. Le principe consiste à ranger les dossiers les uns derrière les autres au fur et à mesure de leur venue, puis de leur attribuer un numéro d’identification.
• La méthode de classification thématique ou idéologique.
  Cette méthode est couramment utilisée dans le secrétariat. Elle consiste à regrouper les dossiers d’abord par rubrique, puis par grands thèmes. La disposition s’organise de façon géographique à travers un critère d’accessibilité et d’utilisation courante ou non.

Toutes ces méthodes sont combinables entre elles et paramétrables afin de s’adapter au fond documentaire existant. Elles doivent toujours s’accompagner d’un « guide d’utilisation » clairement défini et affiché. Il permet à chacun de comprendre le système de classification mis en place. Ainsi les usagers peuvent facilement et rapidement classer ou rechercher un document dans ce système.

Lors de la mise en place d’une classification, il est conseillé de planifier une phase de teste sur les utilisateurs de tout profil, afin de s’assurer de son bon fonctionnement. Puis de former les futurs usagers pour assurer une prise en main efficace du dispositif.

← Retour

Cette norme ISO 15489 est une norme internationale éditée en anglais en 2001 puis en français en 2002. Elle a été reprise sans modification en tant que norme AFNOR.

Le but de cette norme est de montrer comment organiser efficacement l’information dans une organisation. Les avantages concrets que les entreprises peuvent tirer de l’application de cette norme,  sont  la réduction des coûts liés au stockage ainsi qu’un meilleur management des risques dans la gestion des affaires de la société.

Les éléments constitutifs de la norme ISO 15489 impliquent des procédures bien spécifiques visant à définir comment les documents doivent être créés, archivés et organisés d’une manière pertinente.

Par ses directives, la norme garantie que les documents d’archives bénéficient de la protection appropriée et que le valeur probatoire de l’information soit clairement justifiée.

Cette norme s’applique dans le domaine du Records Management.
le Records Management se traduit en français par « la gestion des archives courantes et intermédiaires ». Il permet à une entreprise de pouvoir disposer à tout moment de ses documents ou de ses données se rapportant à une de ses activités ou un de ses projets.  Il permet d’assurer la traçabilité des documents, et leur donne une certaine légitimité en cas de litige.

La norme ISO 15489 est la seule dont disposent aujourd’hui les archivistes français pour discuter avec les producteurs d’archives. Cette norme définit les documents d’archives comme de l’ « information créée, reçue,  et maintenue comme preuve, par une organisation ou une personne, en cas de poursuite judicaires, par l’obligation légale ou à des fins de conduite des affaires ».
Ainsi, la norme ISO 15489 :1-2001 comprend :

• L’établissement des politiques et des normes de gestion archivistique en entreprise ;
• L’établissement de procédures et de directives dans ce même domaine ;
• L’attribution des responsabilités auprès des acteurs ;
• Et la définition des actions liées à la gestion et l’utilisation des dossiers.

Cette norme ISO 15489 s’organise en deux parties :

• ISO 15489-1 Information et documentation « Records Management », Partie 1 : Principes directeurs ;
• ISO/TR 15489-2 Information et documentation « Records Management », Partie 2 : Guide pratique.

La norme a été récemment complétée par deux autres normes :

• La norme ISO 22310 : 2006, considérée comme une ligne directrice pour les rédacteurs de normes sur les exigences de « records management » ;
• La norme ISO23081-1 : 2006, considérées comme une ligne directrice dans la gestion des métadonnées relatives aux documents enregistrés.

Cependant, cette norme est avant tout directive. Dans tout système ayant des besoins en gestion de l’information, il est très important d’identifier précisément ces besoins et  de les exprimer de façon claire et détaillée. Mais il est aussi très important de connaitre les aspects normatifs afin de pouvoir mettre en place une solution conforme aux différentes normes et aux différentes lois en vigueur dans les pays où sont mis en place le système.

← Retour

Une nomenclature s’organise par un ensemble de règles servant à nommer et à classer des données ou des documents de façon cohérente et unique.  Une nomenclature a pour but de structurer un ensemble de termes relatifs à une discipline. Pour cela, elle utilise  un langage contrôlé et normalisé qui va être utilisé pour l’indexation et la recherche de documents. Ce langage documentaire permet de rappeler de manière univoque les notions identifiées dans les documents et dans les demandes des utilisateurs, en définissant une liste de termes et leurs règles d’utilisation.

Une nomenclature peut s’organiser sous forme de cadre, de tableau, de liste, de règles d’attribution, (etc.), qui vont servir d’éléments de référence au domaine de connaissance choisi.

Le tableau de la nomenclature chimique est un exemple très connu de nomenclature, qui prédéfinit une méthode de dénomination des composés chimiques.

Le but d’une nomenclature est de faciliter l’indexation, le catalogage et la recherche des ressources présentes dans un fond documentaire, sur une discipline spécifique.

Mais son utilisation ne s’arrête pas là. De façon pratique, tout dépend du contexte de son utilisation.

En entreprise, la nomenclature est envisageable pour permettre l’accès des informations aux acteurs de l’organisation. Dans un contexte professionnel où les informations découlent de sources variées (que ce soit en interne ou en externe), le besoin d’ordonner pour faciliter l’accès devient pressant.

Ces nomenclatures peuvent être perçues comme un système de type glossaire pouvant être couplé sur certaines applications ou certains processus pour permettre l’utilisation de codes uniformes.

En entreprise, son utilisation peut intervenir dans différents services, avec différents objectifs.

Par exemple, la plupart des logiciels de CAO (Conception assistée par ordinateur) en industrie sont basés sur des nomenclatures personnalisées sur le secteur d’activité de l’entreprise.  Cela permet d’utiliser des valeurs uniformes lors des tâches de conception dans les bureaux d’études.
Ici, la nomenclature est un langage commun propre à chaque entreprise, servant de support à la communication entre techniciens, quelles que soient leurs spécialités et localisations géographiques. Dans le cadre de la CAO elle sert d’outil de pilotage du travail d’étude.

Ainsi la nomenclature peut faciliter la communication en entreprise, en proposant un langage arbitraire et homogène.
Elle va servir d’outil unique de référence à toute l’entreprise pour pouvoir trouver les informations fondamentales que les différents métiers doivent exploiter. Il faut pour cela bien définir au préalable le langage propre à l’entreprise, et que son utilisation soit facilement accessible et compréhensible.

On compare souvent le terme nomenclature, au terme taxinomie. La définition, l’utilisation et les buts d’une nomenclature sont très proches de cette dernière.

La taxinomie ou taxonomie est la science qui a pour objet de décrire les organismes vivants, et de les regrouper en entités appelées taxon (famille, genre, espèce…) afin de pouvoir les nommer et les classer.

Dans le domaine de l’information, la taxinomie est également considérée comme une classification à structure mono hiérarchique.  Elle est utilisée dans la gestion des connaissances, pour présenter de manière systématique des ensembles de concepts, qu’on souhaite organiser entre eux de manière arborescente.

← Retour

La durée d’utilité administrative (DUA) fixe l’obligation de conservation des documents générés en entreprise de leur création jusqu’à leur archivage et/ou leur destruction. Elle s’exprime généralement en nombre d’années. Elle fixe le temps de conservation, et le sort final du document, une fois ce temps écoulé .

La DUA s’organise le plus souvent sous forme d’un tableau de trie qui fixe au préalable pour chaque document, leur durée de conservation. Ce type de processus est obligatoire dans les services d’archive par exemple.

La durée d’utilité administrative (DUA) fixée aux documents relève de 2 critères :

• L’obligation légale de conservation de certains documents, notamment les délais d’acquisition, extinction ou prescription pour chaque type de documents ;
• L’obligation fonctionnelle qui recouvre le besoin de conservation des documents dans le cadre de leur utilité à l’entreprise, que ce soit pour un besoin d’utilisation courante, ou d’une conservation garantissant le retour aux informations à posteriori de son utilisation courante, en cas de litige par exemple.

La DUA intervient de façon directe dans le cycle de vie du document en fixant les critères temporels de conservation et ou d’archivage pour chaque création.

En les distinguant de façon chronologique, il existe trois sorte d’archives (issues de la théorie archivistique du cycle de vie du document définie par Théodore Schellenberg en 1956) :

• Les archives courantes qui recouvre la période d’utilisation fréquente et habituelle du document dans l’entreprise, à la suite de sa création ;
• Les archives intermédiaires, cette étape recouvre la période qui suit l’utilisation courante du document. Elle concerne sa conservation temporaire répondant aux exigences légales ou fonctionnelles ;
• Les archives définitives, cette étape recouvre la période de fin de vie du document, qui se caractérise soit par sa destruction, soit par sa conservation définitive.

Les archives sont toujours conçues dans un but utilitaire (traces de droit, engagements, preuves, décisions). Elles sont un facteur indispensable de la continuité de l’action administrative. Il est donc capital en entreprise de bien maitriser le cycle de vie de chaque document et d’optimiser leur archivage.

Les règles concernant les archives papier valent aussi pour les archives électroniques qui n’ont pas toujours la même valeur que le papier. Les documents électroniques nécessitent davantage de précautions pour une bonne et constante conservation à valeur probante.

Aussi, on va parler d’archivage électronique ou archivage numérique.

Au niveau légal, l’article 1316-1 du code civile explique que « l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établit et conservé dans des conditions de nature à garantir l’intégrité ».

Ainsi, le document électronique peut servir de preuve sous deux conditions :

• Pouvoir identifier son auteur de façon formelle ;
• Pouvoir garantir qu’aucune modification n’a été faite sur le document depuis sa création.

L’archivage électronique répond aux mêmes principes que l’archivage classique ou l’archivage papier. Cependant, il va faire appel à des particularités techniques (et électroniques) dans son traitement.

← Retour

L’information y est délimitée et structurée de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible. L’information peut être perçue et comprise grâce à son support, donc grâce au document. Le document  a donc pour but de diffuser  l’information.

On distingue deux grandes familles de document : le document papier et le document numérique.

Voici quelques exemples de type de documents pour chacune des grandes familles :

• Le livre ;
• Les journaux ;
• Les articles de périodiques ;
• Les correspondances ;
• Les imprimés, factures, formulaires, billets, menus, étiquettes ;
• Les notes manuscrites ou dactylographiées ;
• Les photographies ;
• Les bandes vidéos et sonores de type cassette, disque…

Le document numérique ou document électronique.

L’information a un support issus des technologies numériques. Le document est alors considéré comme un fichier, caractérisé par un format tel que .doc, .docx, .odt, .txt, .html, .php…

En entreprise, on trouve tout type de documents : bulletin de paie, contrat de travail, certificat de travail, reçu pour solde tout compte… à chacun de ces documents est associée une valeur légale.
Le document « imprimé » a une valeur probante plus marquée que le document électronique, car ce dernier est plus facilement réversible et modifiable.

Le développement massif et rapide de l’information électronique, est à l’origine d’une recrudescence du document numérique en entreprise. Aussi, il est nécessaire de pouvoir garantir l’intégrité et l’authenticité d’un document électronique. Pour se faire, plusieurs disciplines ont vu le jour telles que l’archivage électronique, le Records Management ou encore la Gestion Electronique de Document (GED),  pouvant intervenir chacun de façon spécifique sur la valeur probatoire du document numérique.

La GED ou GEID (Gestion Electronique d’Information et de documents dans l’entreprise), est un atout majeur pour la gestion des documents dans une organisation. Un outil de gestion électronique de documents, s’il est bien conçu, offre plusieurs avantages sur le plan organisationnel. Il va permettre de stocker les documents générés de façon structurée, ce qui va faciliter leur recherche, leur restitution (pour un usage courant) et leur archivage de façon sécurisé.
Ce type de dispositif va bien sûr permettre d’apporter une certaine sécurité du stockage et de garantir la valeur probante de certains documents numériques.
Au-delà de ses avantages opérationnels, un système de GED peut également permettre de réduire les coûts de stockage des documents (notamment grâce à la dématérialisation de certains documents papier), ainsi que centraliser les données de façon sécurisée et structurée.

Lorsque le document est conservé au-delà de sa « durée d’usage » (période qui suit généralement sa création), il peut être archivé afin d’être conservé dans de bonnes conditions à plus ou moins long terme, il peut aussi être détruit s’il dépasse sa valeur légale.

Le développement du document numérique a également bouleversé la séquence « classique » du cycle de vie du document.

Le cycle de vie d’un document (Records life-cycle en anglais), est un concept qui permet de définir les différentes étapes de la vie du document de sa création jusqu’à sa destruction finale.

← Retour

D’une façon générale, on peut définir la codification comme l’ensemble des langages documentaires utilisant un système de signes (symboliques, alphabétiques ou numériques) pour représenter de façon unique un document.

Ce langage est utilisé par les professionnels de la gestion de l’information et des documents. Il intervient au moment de la description du document ou pour le choix du classement afin que chaque ouvrage (document) se retrouve facilement.

La codification a pour objectif de catégoriser et indexer chaque document. Elle est utilisée pour la recherche documentaire et pour le classement. Elle permet également de faciliter la sélection et la consultation des documents.

Les systèmes de classification font appel à de la codification pour indexer, organiser et marquer chacun des documents.

La classification de Dewey en est un exemple.

La Classification décimale de Dewey est un système de classification qui fut développé par Melvil Dewey en 1876. Ce système a pour objectif de classer l’ensemble des connaissances humaines dans des bibliothèques à travers un système de répartition pluridisciplinaire à vocation universelle. Ce qui signifie que la classification permet une organisation des connaissances en un système ordonné de classes et sous-classes qui établit des relations entre les notions selon leur sujet. Chaque classe et sous-classe est représentée par une notation ou indice. Cet indice peut être représenté par un symbole, une lettre et/ou un chiffre.

Au total la classification décimale de Dewey retient dix classes, qui correspondent à 9 disciplines dites fondamentales auxquelles s’ajoute une classe « généralités ».

Extrait sur deux niveau, d’une division :

« 300 – Sciences sociales

• 300 Généralités sur les sciences sociales
• 310 Statistiques générales
• 320 Science politique
• 330 Économie
• 340 Droit
  • 341 droit des gens
  • 342 droit constitutionnel et administratif
  • 343 droit militaire, fiscal, commercial et industriel
  • 344 droit du travail, social, de l’éducation et de la culture
  • 345 droit pénal
  • 346 droit privé
  • 347 procédures et tribunaux civils…»

Lors de l’opération de classement, on choisit une place cohérente dans le système de classification. On lui attribut un indice en fonction de cette place. Puis on définit la côte du document en fonction de cet indice. Cela permet de créer l’équivalent d’une « adresse » au document.

Par exemple, si on reprend l’extrait ci-dessus, un ouvrage qui porte sur le thème du droit au commercial, porterait l’indice 343.

Lors de la recherche physique du document, l’utilisateur part de la notice (liste explicative des indices), pour trouver la bonne côte. Cela permet de situer avec plus de précision l’endroit où se trouve un document avec un contenu intéressant.

Une nomenclature est également un langage documentaire au même titre qu’une classification. On parle de classement mono hiérarchique, qui permet, à travers différents niveaux, de couvrir l’ensemble des notions présentes dans un domaine spécifique de la connaissance.
Une nomenclature a pour but de structurer un ensemble de termes relatifs à une discipline. Pour cela, elle utilise un système de codification, c’est à dire un langage contrôlé et normalisé qui va être utilisé pour l’indexation et la recherche de documents. Ainsi, la nomenclature fait également appel à un système d’indices pour nommer chaque document.

La nomenclature chimique est un exemple très connu de nomenclature, qui prédéfinit une méthode de dénomination des composés chimiques. Il n’existe pas de méthode arrêtée pour les composées chimiques, même si la nomenclature IUPAC est la méthode la plus fréquemment utilisée à ce jour.

L’objectif d’une nomenclature chimique est de s’assurer que l’utilisateur qui va entendre ou lire le nom d’un composé chimique soit certain du composé auquel il réfère. Ainsi, chaque nom doit correspondre à une substance unique.

Extrait wikipedia :
Dans cet exemple de tableau de nomination, la dénomination se compose de trois parties :

• un préfixe : fonction secondaire ;
• un nom : structure de base ;
• et un suffixe : fonction principale.

← Retour