Records management

Le Records Management permet d’organiser et de gérer l’ensemble des documents générés par une organisation, quels que soient leur forme ou leur support.
Le RM se réfère à la norme ISO 15489.

Le terme anglais Records, désigne le document qui a une valeur de preuve.  N’ayant pas de traduction équivalente en France, le terme Records Management se traduit alors par « la gestion des archives courantes et intermédiaires » ou « la gestion des documents d’archives ».

On entend par « archive » une gestion spécifique des documents qui permet de contrôler efficacement un document de sa création jusqu’à sa destruction en enregistrant toutes les manipulations qui ont été effectuées pour faire valoir sa forme originale.

De façon plus précise, le Records Management permet à une entreprise de pouvoir disposer à tout moment de ses documents ou de ses données se rapportant à une de ses activités ou un de ses projets.  Pour chaque activité et sous-activité de l’organisation, le records management permet donc de définir quels documents doivent être créés, quelles informations doivent y figurer, sous quelle forme et quel support.

Les apports du Records Management en entreprise se traduisent à différents niveaux :

• Le respect des exigences légales et réglementaires liées à l’information dans les organisations ;
• Réduire les risques (y compris financiers) attachés à la non disponibilité de documents probants dans le cadre d’éventuel sinistre ou litige) ;
• Garantir la fiabilité des documents produits ;
• Rentabiliser la gestion et le stockage des documents et des données, notamment grâce à le diminution de l’espace de stockage.

 

Le Records Management s’adresse à toutes les entreprises qui souhaitent préserver un document en tant que « preuve », pour tout document utile à ses activités ou à un de ses projets. Il s’applique dès la création de ce dernier.

La norme ISO 15489 propre au Records Management, rend possible le respect de certaines exigences archivistiques, en particulier :

• L’établissement des politiques et des normes de gestion archivistique en entreprise ;
• L’établissement de procédures et de directives dans ce même domaine ;
• L’attribution des responsabilités auprès des acteurs ;
• Et la définition des actions liées à la gestion et l’utilisation des dossiers.

Cette norme ISO 15489 est complétée par deux autres normes :

• La norme ISO 22310 : 2006, considérée comme une ligne directrice pour les rédacteurs de normes sur les exigences de « records management » ;
• La norme ISO23081-1 : 2006, considérées comme une ligne directrice dans la gestion des métadonnées relatives aux documents enregistrés.

Tout système de records management est intimement lié à l’organisation interne de l’organisme qui le met en place. Ce système est alors le fruit d’une sérieuse réflexion préalable à sa mise place. Elle se finalise souvent à travers la publication d’une charte d’archivage, qui reprend les différentes contraintes légales, organisationnelles et techniques qui entourent désormais chaque type de documents présent dans l’organisation. Elle va également décrire les différentes procédures à suivre ainsi que les missions propres à chaque acteurs qui vont intervenir dans le cycle de vie des documents.

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